Гурӯҳбандии Document: меъёрҳои асосӣ

Пас аз он ба осонӣ ба фаҳмидани шумораи зиёди ҳуҷҷатҳои буд, тањия ќоидањои махсус барои тайёрӣ ва муаррифии онҳо, таснифоти гуногун, инчунин шакл ва усули кор бо онҳо мувофиқ.

Бояд қайд кард, ки дар таснифи њуљљатњо хеле муҳим аст, зеро он ба таъкид хусусиятњои хоси худ ва имкон медиҳад, ки ба истифода аз онҳо бештар самаранок. Ин яке аз қадимтарин ва то охири масъалаҳои ҳалношуда, рушди ки танҳо дар охири солҳои 1960 оғоз ёфт. Аксари равиши тақсим ҳуҷҷатҳо ба гурӯҳҳои алоҳида қаблан танҳо ба хусусиятҳои хоси вобаста ба њаљм ва ё илм алоҳида истифода бурда мешавад. Танҳо чанде пеш таснифи гуногунҷанбаи ҳуҷҷатҳои таъсис дода шуд, ки оид ба иттилоот ва маводи ҷузъҳои асос ёфтааст.

Ҳамаи ҳуҷҷатҳо метавонанд тибқи меъёрҳои зерин тақсим мешавад:

1. шароити фаъолияти онҳоро дар фазо ва вақт. Андешидани ба инобат мунтазамии нашри (даврӣ ва ғайри-даврии), вақти пайдоиши (нусхаи асл, асли, нусхабардорӣ, такрор), ҷои истеҳсол (минтаќавї, миллї ё хориљї);

2. ҷузъи иттилоотӣ.

• диққат ба мундариҷа ва дараҷаи ҷамъбасти иттилоот (ҳуҷҷатҳои ибтидоӣ ва миёна);

• таснифи њуљљатњо дар бар мегирад, андозагирии маълумоти сабт оид ба андозаи (формати), ва шумораи саҳифаҳои (умумӣ);

• Воҳиди бар чӣ тавр иттилооти донистанд аст (њуљљатњои метавонад аз ҷониби як инсон хондан ё талаб таҷҳизоти техникӣ махсус);

• Ин таснифи њуљљатњо низ дар бар мегирад хусусияти барҷастатарини онҳо маънои онро дорад, ки тавассути он иттилооти сабт (матн ва шакли ғайринақдӣ-матн);

• маълумот усули сабти тибқи ба фарқ ситад, чоп, механикӣ, магнитӣ, аксҳои, оптикӣ, лазерӣ, ва ҳуҷҷатҳои электронӣ.

3. ҷузъи моддӣ, ки бар мегирад, меъёрҳои муайян (ба монанди маводи интиқолдиҳанда иттилоотӣ, инчунин шакл ва тарҳи он).

Қобили зикр аст, ки тақсимоти њуљљатњои барои гурӯҳҳои алоҳида дар мӯҳтаво ва шакли имкон медиҳад, бештар муассир барои ташкил кардани кори бо вай.

Қобили зикр аст, ин аст, ки низ дар як таснифи дахлдори њуљљатњои бањисобгирї ба санаи, ки ба инобат мегирад мундариҷа, макон ва тартиби онҳо тартиб додани, ариза ва усули истифодаи нест.

Ин таснифи њуљљатњои бањисобгирї дохил шўъбаи зерин ба намудҳои:

• вобаста ба аризаи - маъмурӣ ва иҷроия, баҳисобгирии бақайдгирӣ ё омехта;

• омодагӣ ва тартибот - ибтидоӣ ва хулосаи;

• ҳуҷҷатҳои дохилӣ ва берунӣ;

• бо истифодаи - якдафъаина ва нигоҳдории;

• вобаста ба мундариҷаи - пулию қарзӣ, моддӣ ва тарҳрезии.

Бояд гуфт, ки дар ин таснифот мегирад як ќатор меъёрњо ва хеле васеъ аст, бинобар ин ҳар як ҳуҷҷат вобаста ба гурӯҳҳои гуногун дар айни замон, балки мумкин аст аз ҷониби хусусиятҳои хос ва танҳо дар соҳаи дахлдор истифода бурда мешавад.