Хабари хизматӣ (мисол)

Хотираи хизматрасонӣ ҳуҷҷате мебошад, ки қисми таркибии муоширати тиҷорӣ мебошад. Аксар вақт он тавассути иртиботи почта интиқол дода мешавад ва ҳамчун роҳи махсуси мубодилаи иттилоот хизмат мекунад.

Мафҳумҳои асосӣ

Муҳофизати тиҷоратӣ барои ҳалли масъалаҳои гуногуни иқтисодӣ ё истеҳсолӣ зарур аст. Бо кӯмаки он, корхонаҳо ва ташкилотҳо бо муҳити беруна муошират мекунанд: шарикон, мизоҷон ё мақомоти давлатӣ. Одатан мактуби тиҷоратӣ барои ин истифода бурда мешавад.

Ин як санади хаттӣ умуман ном дорад, ки метавонад:

• Ҷавоб ба паёмҳои қаблан қабулшуда ё дархостҳо;
• Коғази корпоративӣ бо суроғаи ҳамроҳ бо ҳуҷҷатҳо ё маводи дигар фиристода мешавад;
• Хабари ибтидоӣ дар ҳолати дигар роҳи муошират ғайриимкон аст.

Ҳар як вариантҳо хусусиятҳои худро доранд. Бо вуҷуди ин, қоидаҳои умумӣ мавҷуданд, ки мувофиқи онҳо ҳар як ҳарфи расмӣ одатан таҳия карда мешаванд. Ин фаҳмост, зеро он бо мукотибаи тиҷоратӣ, масалан, аксар вақт хулосаи бештари амалиётро оғоз мекунад. Ҳуҷҷати дуруст тартиб додашуда метавонад дар суроғаи шарики ояндаи имконпазир ояндаро тасаввур кунад.

Намудҳои ҳарфҳои тиҷорӣ

Вобаста аз иттилоот, ки номгӯи расмӣ дорои он аст, метавонад:

1. Огоҳӣ. Дар ҳолате, ки он хабарро дар бар мегирад, ки он маҷмӯи барнома аст.
2. Талабот. Ин аст, ки ин норозигиро бо ин ё он вазъият (даъво) изҳор мекунад.
3. Дастурамал. Матн дастурҳои мушаххас медиҳад.
4. Кафолат. Иҷрокунанда иҷрои вазифаро дар оянда оид ба вазифаҳои дар ҳуҷҷат зикргардидаро тасдиқ мекунад.
5. Маълумот. Дар нома иттилооте вуҷуд дорад, ки метавонад ба суроғаи он таваҷҷӯҳ кунад.
6. Реклама. Маълумот барои ҷалби ҳамкорӣ.
7. Мактуб-огоҳинома. Маълумот дар бораи чорабиниҳои ҷамъиятӣ.
8. Ҳуҷҷати тасдиқкунанда. Вай ҳақиқати гирифтани ҳуҷҷатҳо ва маводҳоро муайян мекунад.
9. Ҳуҷҷати дархост. Дар матн ба истинод ба ҳавасмандкунии суроғаи амалкунанда ба амал меояд.
10. Бо мактуб Дар он, фиристанда иттилооти мушаххасро ба ҷонибҳо пешниҳод мекунад.

Мақсади ин санадҳо нигоҳ доштани алоқаҳо байни созмонҳо ё иншооти он мебошад.

Такрор кардани даъвои даъвогӣ

Дар масоили ҳамкорӣ, баъзан дар ҳолате, ки яке аз тарафҳо барои як ё якчанд ӯҳдадориҳояш иҷро нагардидааст. Дар ин ҳолат, шарик якум ба мактуби худ мактуб ирсол мекунад. Дар он, ӯ, чун қоида, пешниҳодоти худро оид ба бартараф кардани вайронкунии ҳуқуқҳои худ эътироф менамояд. Ин номаи расмӣ аст. Намунаи чунин ҳуҷҷат метавонад худсарона анҷом дода шавад. Нишондиҳандаҳои зерин бояд баррасӣ карда шаванд:

1. Шакли хаттӣ бояд расмиёти тиҷоратиро бо таъсиси шарикӣ дошта бошад.
2. Мафҳуми талабот бояд хеле равшан баён карда шавад.
3. Ҳангоми пешниҳод намудани иттилоот зарур аст, ки бо далелҳои мушаххас амалан иҷро карда шавад.

Ҳуҷҷати даъво бояд инҳоро дар бар гирад:

• Мушаххасоти фиристанда (ном, суроғаи почтаи электронӣ ва телефонҳо барои алоқа);
• Маълумоти пурра дар бораи суроғаи;
• Тавсифи ҳолатҳое, ки дар он ҳолатҳои муноқиша рух дод;
• Тафсилот ба меъёрҳои қонуние, ки барои қисми он аз ҷониби роҳбарият вайрон карда шудааст;
• Талаботи махсус барои бартараф кардани вайронкуниҳо бо нишон додани мӯҳлати иҷрои онҳо;
• Оқибатҳое, ки метавонанд, агар ҳизби мухолифи иҷрошударо аз даст диҳад.

Таваҷҷӯҳи махсус ба он чӣ гуна нома расонида мешавад. Намунаи он бояд тарҳрезӣ карда шавад, то ки ҷинояткор онро ҳамчун таҳдид ба даст наорад. Бояд қайд кард, ки ин танҳо як талабот бо риояи риояи қонун аст.

Қоидаҳои тарроҳӣ

Диққати махсус бояд ба бақайдгирии ҳарфҳои хизматӣ дода шавад. Рост аст, ки ин қонун баъзе қоидаву меъёрҳои сахтро таъмин намекунад.

Бо вуҷуди ин, ҳангоми таҳияи чунин ҳуҷҷатҳо бояд нуқтаҳои ҳатмии зерин зарур бошанд:

1. Ҳар як ҳаракати тиҷоратӣ бояд дар шакли хаттӣ навишта шавад. Он пеш аз он, ки мутахассисон дар ҳифз ва ба расмият даровардани роҳбари корхона тасдиқ карда шудаанд, таҳия шудааст.

2. Ҳуҷҷат бояд дорои маълумоти мушаххас бошад:

2.1. Маълумот дар бораи гиранда ва фиристанда.

2.2. Рақам ва санаи ин нома. Ин барои бақайдгирӣ зарур аст.

2.3. Маълумот оид ба маълумоти шабеҳ дар бораи дархости хаттӣ, агар ин ҳуҷҷат ба он ҷавобгар бошад.

2.4. Сарлавҳа.

2.5. Маълумот дар бораи мавҷудияти ҳама гуна барномаҳо бо ном ва рақамҳои худ.

2.6. Маълумот дар бораи шахсе, ки ин ҳуҷҷатро имзо кардааст (мавқеъ ва номи пурраи).

3. Ҳуҷҷат бояд танҳо як масъала бошад. Мавҷудияти якчанд мавзӯъҳо интихоби иҷрогарро мушкил мегардонад.

4. Маълумот бояд хеле кӯтоҳ бошад, аммо он фаҳмидан мумкин аст. Ин матлабест, ки матн набояд беш аз ду саҳифаро гирад.

5. Талаботи талабкунанда дурустро муайян мекунад. Дар сурати ташкил кардан, пайдарпаии зерин бояд риоя карда шавад:

5.1. Номгўи ширкат (дар ҳолати номуайян).

5.2. Қисми сохторӣ (агар зарур бошад).

5.3. Суроғаи суроға (дар ҳолати парванда).

5.4. Номҳои ӯ

5.5. Суроғаи почтаи корхона.

6. Агар якчанд яккаратор вуҷуд дошта бошад, пеш аз ҳама дар он нишон дода мешавад, пас ҳамаи дигарон.

Агар шумо ҳамаи ин лаҳзаҳоро ба назар гиред, пас тарҳҳои номҳои тиҷоратӣ, принсип, душвор хоҳанд буд.

Тартиб додани пешниҳод

Барои он ки ҳуҷҷати дуруст тартиб дода шавад, бояд ба назарияи муайяни иттилоот дохил карда шавад. Масалан, шумо метавонед имконияти навиштани мактубро пешниҳод намоед. Барои оғози он, шумо бояд дар хотир доред, ки мувофиқи қоидаҳои этикӣ, шумо бояд дар давоми 24 соат аз лаҳзаи гирифтани иттилоот ба шумо хабар диҳед. Агар ин паёми электронӣ бошад, вақти беҳтарин аз ду соат зиёд нест. Дар ҳолатҳое, ки ба чунин қоида риоя кардан имконнопазир аст, беҳтар аст, ки паёми мувофиқро ба шарик фиристед.

Ин нома дар асл аз ду қисм иборат хоҳад буд:

1. Таҷҳизот. Ирсолкунанда мавзӯи, сабаб ва сабабҳои онро навиштааст. Дар ин маврид мумкин аст ба санадҳои меъёрӣ муроҷиат кардан мумкин аст, ки қонун онро ҳамчун асос барои таъмини ҷавобҳо асос медиҳад. Илова бар ин, зарур аст, ки ба баъзе нуқтаҳои диққат диққати ҷиддӣ диҳем. Онҳо ба пайдоиши ин мавзӯъ кӯмак мекунанд.
2. Асосӣ. Ин қисм барои равшанӣ ва эътимоднокӣ равона шудааст. Матн бояд равшан, равшан ва дақиқ бошад ва далелҳои пешниҳодшуда тафтиш ва ҳадаф доранд. Агар лозим бошад, онҳо метавонанд бо рақамҳои воқеӣ тасдиқ карда шаванд.

Пас аз чунин матн, рӯйхати барномаҳои одатан риоя мешаванд. Ҳуҷҷат бо имзои ирсолкунанда ба охир мерасад. Илова бар ин, шумо бояд донед, ки чӣ тавр навиштани мактуби тиҷоратӣ, ба шарте, ки ба суроғаи почтаи электронӣ наравед. Якум, тавсия дода мешавад, ки бо ибораи "Хушо" сӯҳбат карда шавад. Дуюм, шумо метавонед дар матнҳои зебои матнӣ, ба мисли "бодиққат омӯзишҳоятонро" ё "бодиққат тафтишҳои худро истифода баред" истифода баред. Чунин риояи риояи одобу ахлоқи ҳар ду ҷониб ба манфиати онҳо хоҳад буд.

Тартиб

Омодасозии мактубҳои хизматӣ масъулияти котибҳо, котибҳо ё дигар кормандоне, ки ба ӯ вазифаҳои мазкур дода шудаанд, масъул мебошанд. Ҳангоми кор кардан, онҳо бояд як силсилаи муайяне дар амалҳои худ риоя кунанд. Раванди таҳияи чунин ҳуҷҷат одатан аз марҳилаҳои зерин мегузарад:

1. Омӯзиши мунтазами вазъияти ин масъала. Барои дуруст кор кардан ба ҳалли он имконпазир аст.
2. Тартиб додани хат. Дар ин ҷо ҳамаи талаботҳои дар боло зикргардида бояд ба назар гирифта шаванд.
3. Ҳамоҳангсозии матни омодашуда. Баъзан он бояд бо назардошти шарҳҳои менеҷер таҳрир карда шавад. Ӯ метавонад дар бораи мавзӯъ ягон тавзеҳот ё тавзеҳот диҳад.
4. Тасдиқи роҳбари он.
5. Бақайдгирии ниҳоӣ ва имзои санад.
6. Бақайдгирии ном.
7. Пайвастшавӣ ба қабулкунанда.

Танҳо баъди он ки ҳамаи ин марҳилаҳо гузаранд, нома, ба суроғаи суроға расидан мумкин аст, ки вазифаи ба ӯ супурдашуда иҷро шавад.

Танзими ҳатмӣ

Барои таҳияи мактуби тиҷоратӣ, он бояд ба назар гирифта шавад, ки саҳифаи аввали он бояд дар шакли махсус чоп карда шавад. Барои истироҳат шумо метавонед андозаи алоҳидаи андозаи A4 истифода баред. Дар хотир бояд дошт, ки майдони он дорои ҳудуди худ аст: болоӣ ва пасттар 2 сантиметр аст, чап 3.5 см, рост аст 1 см. Андозаи стандартӣ барои иттилоот дар як варақ мувофиқат накунед. Беҳтар аст, ки ҳамаи қоидаҳоро риоя кунед ва танҳо саҳифаи иловагиро илова кунед.

Шумо бояд матнро бо тамоми қоидаҳо нависед:

1. Барои чоп кардан, font-ҳои стандартии нави New Roman. Имкониятҳои дигари беҳтарин барои татбиқ намебошанд.

2. Андозаи ҳарф низ танзим карда мешавад:

• Барои матн - 14;
• Тартиб додани саҳифаҳо ва ёддошт оид ба иҷрои - 12.

3. Ҷойгиршавии тафсилот низ тибқи қоидаҳо сурат мегирад:

• Фосилаи байни хатҳо 1;
• Тозакунии матн "бо паҳн" анҷом дода мешавад;
• Интиқолҳо ба таври автоматӣ ҷойгир шудаанд;
• Масофа аз рақами бақайдгирӣ ба унвони фосила 2 хатӣ аст, аз он ба матни асосӣ 3 аст.

Мутобиқати ин қоидаҳо барои коркарди дурусти ҳарфҳои мақсадҳои мувофиқ ҳатмӣ аст.

Мавқеи талабот

Барои таҳияи номаи стандартии тиҷорати дуруст, зарур аст, ки ба таври зарурӣ бидонед, ки оё талабот ва ҷузъҳои он бояд ҷой дошта бошанд. Ҷавобҳо ба ин саволҳо GOST R 6.30-2003 дохил мешаванд. Ин мактубчаҳои расмиро тафсил медиҳад. Дар асл, ин намунаи он аст, ки дар он тамоми вариантҳои ҳуҷҷат ба таври муайян ҷойгир шудаанд. Барои он ки:

1. Раванди расмӣ кардани хатҳои бизнес (бизнес).
2. Қобилияти қабл аз миён бурдани шакли шаклҳои стандартӣ, ҳангоми кам кардани эҳтиёҷоти як қисми кор ба таври дастӣ сурат мегирад.
3. Мусоидат намудан ва кӯтоҳ кардани ҷустуҷӯи иттилооти визуалӣ.
4. Баланд бардоштани имконият барои коркарди ҳарфҳо бо истифода аз ҳисобҳои ҳисобдорӣ ва дигар техникаҳо.

Ҳамин тариқ, барои номаи маъмули тиҷоратӣ 30 нишондодҳои стандартӣ мавҷуданд, ки дар қитъаҳои зертобеъ ҷойгиранд:

• Нишон ва нишона;
• Муаллиф;
• Маълумоти ибтидоӣ;
• Сарлавҳа;
• Тасдиқ кардан;
• Суроға;
• Қарорҳо;
• Матн;
• Имзо ва ариза;
• Созишнома ва кафолат;
• Маркҳо.

Мавқеи ҷойгиршавӣ дар баъзе бахшҳо ба мутахассисон барои беҳтар кардани ҳуҷҷат имконият медиҳад ва ба корбарони оддӣ раванди таҳияи он мусоидат мекунад.

Талаботҳои асосӣ

Баъзе менеҷментҳо ба таври хаттӣ боварӣ доранд, ки мукотибаи тиҷоратиро бе дастрасӣ ба ягон меъёр ва қоидаҳо мумкин нест. Аммо мутахассисоне, ки барои ин масъул масъуланд, бояд талаботи асосӣро барои ҳарфҳои расмӣ медонанд:

1. Мавҷудияти шакли махсус (молик).
2. Истифодаи дуруст ва ҷойгиркунии талабот.
3. Матн бояд хонда ва хуб таҳия карда шавад. Барои инъикоси моҳияти масъала, беҳтар аст, ки ба афзалиятҳо ба пешниҳодҳои оддии умумӣ дода шавад. Ба таври мухтасар шарҳ дода шавад, то ки ҳар як калимаро ҳадди аққал маълумот гирад.
4. Вобаста аз шакли, ҳуҷҷат бояд мувофиқ бошад. Ин нома метавонад якчанд ҷиҳатҳоро дар бар гирад. Дар ин ҳолат, дар муаррифӣ кӯшиш кунед, ки онҳоро муттаҳид созед.
5. Истифодаи дурусти меъёрҳое, ки барои чопкунӣ муқаррар шудаанд.
6. Кӯшиш кунед, ки мундариҷаи нома изҳороти гурӯҳӣ набошанд. Пардохт метавонад ин ибораҳоро ҳамчун таҳдидҳо баррасӣ кунад. Ҳангоми сохтани ҳукмҳо, истифода бурдани калимаҳои ибтидоӣ аз рӯи намуди «аъло», «чунон ки маълум аст», «имконпазир» ва «дар навбати худ» беҳтар аст.

Иҷрои ин талаботҳо дар амалия ба таври дуруст идора кардани ҷараёни ҳуҷҷат дар корхона кӯмак мерасонад.