Тезонад дар корхона. Барномаи идоракунии ҳуҷҷат ва бацисобгирӣ

автоматизатсияи тезонад чораи қариб ҳамаи соҳибкорон замонавӣ додашуда мебошад. Ҳатто ширкатҳои хурд дар кор бо омма ҳуҷҷатҳои гуногун, аз ҷумла номаҳо, буҷети давлатӣ, њисобнома, шартномаҳо ва ҳар навъ талаботи. Ин ба ин сабаб, ки қариб ҳар як ташкилоти муосири кӯшиши истифодаи ин тадбир ҳамчун тезонад, ки аз ҳисоби пуррагӣ ва ҳифзи маълумотҳо, осонии дарёфти ва нигоњдории иттилооти гуногун пешкаш карда мешавад ва маҳдуд беҳсозии вақти зарурӣ барои тасдиқ ба он аст.

Чаро ин корро?

Амалан ягон корманди ширкат сарф бисёр вақт кӯшиш маълумоти дуруст пайдо ва омори таври возеҳу равшан гуфта мешавад, ки онро мегирад тақрибан нисфи ваќти корї. Тавре низ рӯй медиҳад, ки шумо ба муҷаддадан аз нав ба ҷои нав истифода бурдани дилхоҳ ҳуҷҷатҳое, ки вуҷуд "ҷое". Ин аст, стандарти вазъи, ки дар он матни аслии онҳо паймон ьимоятгар дар компютер аст, ва маҷалла вурудоти оид ба коғазҳои қиматнок ҳамроҳӣ иҷрои шартномаҳо қатл дар низоми баҳисобгирии, векселҳо ва санадҳои дар шӯъбаи молиявӣ дар шакли коғазӣ дармегиронад, ва ғоибона дар бораи рафтори паймон кор дар қуттиҳои почтаи электронии кормандон аст. Ин «пароканда» маълумот ба амният, ягонагӣ ва пайгирона хеле зараровар аст, аз он ки дар чунин ҳолатҳо аст автоматизатсияи тезонад воқеии нест.

Тавассути ҷорӣ намудани системаи иттилоотии махсус аксарияти афзалиятноки мушкилоти ҳал. Масалан, баъзе системаи буљет, ки қобилияти эҷоди як низоми буҷети алоқаманди, ки пас аз ташаккул ва нигањдории версияҳои гуногун чунин ҳуҷҷатҳо, инчунин зикри мақоми худ таъмин менамояд. Бинобар ин масъала қисман ҳуҷҷати буљет бо истифода аз чунин системањои ҳал карда мешавад.

Аммо фаромӯш накунед, ки дар доираи ҷорӣ буҷетӣ, инчунин ҳисобдорӣ ва ERP-система дар аксарияти мутлақи ҳолатҳои кор бо маълумоти таҳқиқот, яъне гуна маълумот, ки мумкин аст офарида ва захира дар шакли ҷадвал. Ба гуфтаи аксари коршиносон, ҳаҷми умумии маълумоти гуна бизнес сохторӣ иттилооти муосир таъмин танҳо 20%, дар ҳоле, ки дигарон дар бар мегирад почтаҳои электронӣ, ҳуҷҷатҳои матнӣ, ҳисоботи гуногуни гуфтушунид ва вохӯриҳо, тасвирҳо, ва ғайра Бисёр вақт, ки бе гузаронидани таҳқиқоти маълумоти бесохтори танҳо имконнопазир аст кунад kontektsta арзёбии муқаррарӣ аст, ки аллакай мазкур сохтории. Гардероб, љамъоварї ва коркарди минбаъда чунин маълумот аст, бо истифода аз чунин тадбирҳо чун тезонад ва идоракунии мӯҳтаво ширкат системаҳои иттилоотӣ таъмин карда мешавад.

Он чӣ гуна аст?

Бо ёрии системаи идоракунии электронии ҳуҷҷатҳо ташкилотҳои гуна ҳамкории байни кормандони ташкилот дар асоси ҳуҷҷатҳои пешниҳодшуда таъмин менамояд. Боз 1C њуљљат барои ташкили њуљљатњо, имконияти гузаштан ба онҳо дар бораи ташкилот ва нигоҳ назорати иҷрои ҳуҷҷатҳо ва равандҳои тасвир бо истифода аз онҳо. Ҳамин тариқ, ҳуҷҷати электронӣ таъмин ширкати теъдоди зиёди бартариҳои, тарҷумаи кори вай аст, дар асл сатҳи нав.

Ҳар ҳуҷҷати ягона дар ин низоми электронии аст, маҷмӯи тамоми тафсилоти он тавсиф ангии тавсиф (аксаран ба чунин маҷмӯи кортҳои номида мешаванд). Дар корти метавонад гуногуни иттилоот, аз ҷумла ба намуди санад, таърихи ташаккул ва тағйирот, муаллиф, инчунин фазои нигоҳдорӣ ва қадар дар бар гирад. Дар системаи идоракунии ҳуҷҷати оянда нигоҳдорӣ ва ҷустуҷӯи намудани њуљљатњои зарурї мутобиќи тафсилоти, ки дар корти муайян шудааст, таъмин намояд.

имкониятҳои

идоракунии ҳуҷҷати электронӣ ташкилотҳои таъмин менамояд, бо на танҳо бисёр бартариҳои, балки аз он низ мекушояд, то бисёре аз имкониятњои нав, ки низ муҳим аст.

назорати мутамарказ

Новобаста аз он, ки чӣ тавр ин ё калон, ки системаи идоракунии корхона ҳуҷҷати аст, имкон медиҳад, ки барои тағйироти босуръат дар шакли њуљљатњои гардиш дар бораи он. Барои мисол, ба тағйир додани шакли ариза барои ягон хароҷот аз марказҳои гуногун масъулияти танҳо ба тасњењи муайян ба Шаблон кофӣ, ки даъво мебошад, ки аллакай дар системаи нигоњ дошта мешаванд. Баъд аз ин, кормандоне, ки чунин ариза пур, ҳаргиз натавонед, ки ба истифода аз шаклҳои фарсуда ҳуҷҷатгузорӣ, зеро ариза пур ва тавассути низоми фиристода мешавад.

Дастгирии lifecycle іуїїатіои

Ҳар санад, ки то коркард ва дар ҳама гуна корхона, ҳатман ба воситаи якчанд марҳила муқаррар меравад. Масалан, вақте ки аз он ба буҷети корпоративӣ меояд, он аст, аввал лозим кунад, ва он гоҳ тасдиқ ва иҷро баъзан муқарраршуда. Баъд аз ин, иҷрои гуногуни воқеии ва банақшагирифташуда субъекти буҷети таҳлили ҳамаҷониба ва ба бойгонии фиристод. Дар 1С њуљљат назорати қатъии бар lifecycle намудани ҳуҷҷатҳое, бо назардошти талаботи асосии муҳити корпоративӣ, инчунин қоидаҳои гуногуни њуќуќї ва стандартхои дар сохаи саноат соҳибкории ширкат.

кори гурӯҳӣ

Низоми идоракунии ҳуҷҷати электронӣ таъмин хеле бештар аз танҳо як ташкилоте кор коллективӣ оид ба ҳуҷҷатҳо, ва дар иштирок хоҳад мутахассисоне, ки дар муассисаҳои гуногуни ё ҳатто дар шаҳрҳои гуногун мебошанд.

Системаи молекула дар як қатор кофӣ калон версияҳои ҳуҷҷати ҳамин, илова ба роҳнамоӣ ва тағйирёбии, онҳо метавонанд маълумоти мухтасар, аст, ки илова ба баъзе тафсирњо ва қайдҳои, бе таъсир иттилооти асосӣ, ки ӯ бояд ба расонидани.

махфият

Хусусияти муњими Баръакс чунин системаҳо, ки дар 1C ҳуҷҷати ҳамон тавассути имзои рақамӣ махсуси пас аз рамзкунонӣ намудани обуна шавед. Ин имкон медиҳад, на танҳо барои тасдиқи дурустии ягон маълумот, балки низ ангии бо муаллиф муайян карда, инчунин барои ноил шудан ба амнияти бештар самаранок барои нигоҳ доштани маълумоти гуногун, агар зарур бошад.

масири

Агар системаи идоракунї дар ҳуҷҷати электронӣ мавҷуд нест, пас дар ин ҳолат корманд, ки дар офариниши коғазҳои қиматнок муайян иштирок, бояд ҳатман дарк, ки беҳтар аст, ки ба гузаронидани ин коғазҳои қиматнок. идоракунии ҳуҷҷати электронӣ дар корхона ба таври худкор барои ирсоли маълумот шахс рост.

Бо худ, ки масири озод ва қатъӣ аст. Озод таъмин имконияти ҳуҷҷатгузории самти комилан ягон гирандагони дахлдор, дар ҳоле, ки беҷонанд танзими дақиқ бештар таъмин мекунад, балки дар ҳолатҳои махсус амали қаблан насб карда, дар ҳуҷҷатҳои системаи танзими ҳаракати нақлиёт метавонад як таваққуф кам (масалан, агар шумо лозим аст, ки фиристодани лоиҳаи ҳуҷҷат барои баррасии ба баъзе коршиносони берун аз).

назорати дастрасии

Хосиятҳои чанд, ки чӣ тавр ба фарқ байни ваколатҳои гуногуни кормандони ширкат дар робита ба идоракунии њуљљатњои нест. Ҳамин тавр, як тезонад пешқадам имкон медиҳад, ки шахс ба дод идораи пурраро аз болои маълумоти маҳдуд қобилияти таҳрир ва ё ҳатто иҷозат танҳо назари ё мухтасар ва ҳар гуна файлҳо. Ин хеле содда кор бо маълумоти гуногун ва муҳим аст - он мегардад хеле бехатар мебошад.

ҳамгироии

Барои таъмини ҳадди додаҳо, ки дар як ширкати аз ҷумла ҷалб, идоракунии электронии ҳуҷҷатҳо дар муассиса таъмин барои њамгироии системаи насб бо дигарон - молиявӣ, саноатӣ, таҳлилӣ ва ғайра Тавассути чунин ҳамгироии хусусиятҳои низоми тезонад муосир аксаран истифода дода кофист як навъ миёнарав байни якчанд намудҳои нармафзор.

Ҳуҷҷатҳое, тамоми системаи аст, мантиқан ба ин маълумот, ном замина вобаста аст. Он метавонад мазмуни як коғаз ё почтаҳои электронӣ, факс, ҳуҷҷатҳои пардохтӣ, сабти фаъолият, сабти овоз ва видео, ва ҳатто бисёр дигар дохил мешавад. Дар заминаи ҳуҷҷат метавон илова дастӣ ё пурра худкор раванди, вобаста ба имтиёзњо ва талаботи идоракунии.

Масалан, дар системаи муосири автоматикунонии аз тезонад дар раванди ташаккул ва тағйироти минбаъдаи махсус дар буҷетҳои метавонад истифода шавад як қатор дигар иттилоот мазмун:

• ҳама гуна пажӯҳиши бозор, аз он ҷумла на танҳо худ, балки ҳамчунин онҳое, ки аз манбаи берунї ба даст карда шуданд;
• созишномаҳои гуногун бо ҳамтоёни (харидорони ё тоҷирон);
• Махсуси њуќуќї ва истинод ҳуҷҷатҳо;
• ҳуҷҷатҳои иловагӣ, ки инъикос худи ягон маҳдудият ё пиндоштҳо (ҳамчун Масалан, сатҳи таваррум, қурби асъор ва маълумоти дигар);
• протоколҳои маҷлиси, баргузор баррасӣ ягон тафсири буҷети аст, ва дохил ҳамаи навъҳои шарҳҳои коргарон ва мушоњидањо аз иштирокчиёни раванди (аксаран чунин санадҳои байни ҳамаи кормандони тавассути почтаи электронӣ аз ҷониби як файлҳои иттилоотӣ буҷавӣ фиристода ва захира алоҳида).

Як корбар аст, ки кор бо буљет, дар ҳар вақт, агар зарур бошад, мумкин аст касе аз ҳуҷҷатҳои дар боло дидан, чунон ки технологияи муосир тезонад ба вай имконият медињад, ки ин корро бе ягон ҷустуҷӯ дароз.

Кадом системаҳои бо мо истифода бурда мешавад?

Яке аз роҳҳои ҳалли нармафзор машҳур, ки мумкин аст, дар ширкатҳои русӣ пайдо кардан мумкин аст маҷмӯи хизматрасонии коммуналӣ Microsoft Outlook бо сервери Microsoft Exchange номида мешавад. Ба ариза аввал, ки дар принсипи, танзим дар қариб ҳар компютер, дар ҳоле ки Биржа Server аст, аксар вақт гирифта ба сифати сервери почтаи электронӣ мукаммали истифода баред. Сарфи назар аз он, ки ширкатҳое, ки аллакай якчанд рӯз пеш аз ҷорӣ намудани ҳуҷҷати электронӣ баргузор гардид, чунин барномаҳо танҳо ҳамчун платформа барои почтаи электронӣ, баъд аз баъзе танзимоти мутамарказ ҳатто ин нармафзор метавон ҳамчун тезонад автоматикунонии хеле функсионалии қариб барои ҳамаи ташкилотҳои истифода бурда мешавад .

Дар ҳоли ҳозир, дар бозори Русия аст, ки бо даҳҳо системаҳои гуногун пур карда, ба воситаи он як автоматизатсияи идоракунии санад, ва нармафзор чунин пешниҳод на танҳо ғарбӣ, балки ҳамчунин таҳиягарон ватанӣ. Ҳатто Microsoft, дар илова ба барномаҳои зикршуда, пешниҳод ҳатто коммуналї ба монанди Server идораи Content ё SharePoint Portal Server.

Дар пуриқтидортарин дар байни ҳамаи системаҳои мавҷуда дониста мешавад Documentum, вале ширкатҳои асосан калон истифода аз ин раванди автоматизатсияи. Тезонад баъзе ширкатҳои аз ҳисоби барномаҳои худкори Заметки Lotus бастаи, вале ба он даъват як навъ «лоињакаш барои барномасозони», чи тавре, то дар асоси низоми пурраи он муқаррар хеле мушкил аст.

Фарқи байни системаҳои Русия ва Ғарб аст?

Агар мо дар бораи фарқиятҳои асосии байни коммуналї дохилӣ ва хориҷӣ сӯҳбат, ки онҳо дар васеъ гардонидани имкониятҳои дастрас мебошанд. Барои мисол, агар низоми таҳиякунандагони ғарбӣ метавонад дар қариб дар тамоми системаҳои оператсионӣ фаъолият, аз он асосан ватанӣ танҳо барои ҳар яке аз онҳо таҳия, ва албатта буд, ки дар он аст, аксар Windows. системаҳои ғарбӣ ба танзим истифодаи дилхоҳ DBMS. Чунин системаҳои Русия маҳдудиятҳои шадид метавонад монеъ имконияти бунёди салиб-платформаи, ҳалли маҷмӯии.

Дар бораи вазифавӣ, фарқи асосӣ дар он аст, ки дар автоматизатсияи dokumentoproizvodstva Ғарб ва тезонад амалї якчанд барномаҳое, ки мумкин аст дар зери бренди ягона дода мешавад, аммо ҳадаф барои якчанд мақсадҳои вогузошта шудааст. Масалан, Documentum пешниҳод як қатор маҳсулоти алоҳида, ки барои автоматикунонии пурра ва њамгирої бо ERP-система истифода шавад, дастгирии тарҳрезӣ ва муҳандисӣ идоракунии њуљљат ва ѓайра Аксарияти афзалиятноки нармафзори таҳия ки дар Русия, дар ҳалли мушкилоти махсус равона карда шудааст.

Ҳамчунин Қобили зикр аст, ки фарқи асосии дар муносибати ду ҷониб ба он чӣ системаи автоматикунонии тезонад аст вогузошта шудааст. системаҳои ғарбӣ ният таъмин автоматикунонии пурра ва пайравӣ-то дастгирии тавассути як қатор равандҳои бизнес дар доираи созмон, дар ҳоле, ки аксарияти мутлақи барномаҳои дохилӣ ба автоматӣ вазифаҳои муайяни танҳо.

Арзиши системаҳои ғарби тақрибан дар ьудуди аз 400 $ то 1000 $ барои ҳар як кор, хароҷоти татбиқи, сахтафзор ва нармафзор барои таъмини ҳуҷҷати электронӣ муқаррарӣ ҳисоб нест. Аксар вақт худдорӣ ҷорӣ хароҷоти тақрибан нисфи арзиши муқаррарии иҷозатномаҳо, чунон ки аз ҳама барномаи барои автоматикунонии тезонад амалӣ кардани аксияҳои гуногун, вале дар баъзе ҳолатҳо нархи тартиби миқёси бузургтар. Яке аз ҳама мушкил аст, ҳамеша лоиҳаи автоматикунонии ҳуҷҷатҳои молиявӣ ба татбиқи чунин лоиҳаҳо арзиш тақрибан 2-3 маротиба баландтар аз нархи иҷозатнома.

нармафзори дохилӣ фурӯхта ки дар 200-600 $ барои курсии, ва ба ғайр аз он гирифта, ба ҳисоби хароҷоти барномаҳои иловагӣ ва таҷҳизоти гуногун. Дар охири, ҳисоб намудани арзиши муқоисавӣ аст, ки дар бисёре ҳамин тавре, ки дар системаҳои ғарбӣ анҷом дода мешавад.

хусусиятҳои

Дар аксарияти мутлақи мавридҳо ҳамчун самти афзалиятноки автоматикунонии равандҳои вобаста ба ҳамоҳангсозии ҳуҷҷатҳо, барои мисол, раванди омодагӣ ибтидоӣ ва татбиқи минбаъдаи буҷетҳои мебошанд. Бо вуҷуди ин, бисёре аз дастаҳои ҳоло бо истифода аз автоматизатсияи дафтари ва тезонад, яъне, бо тартиби бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содиротӣ ва воридотӣ.

Муќаддима ба низоми электронии аст куллї фарќ аз ҷорӣ намудани ҳама гуна системаҳои автоматӣ ва дигар нест, бинобар ин зарур аст, ки ба сокинони оид ба хусусиятҳои фарқкунандаи лоиҳаи мазкур.

Таъсиси нигањдории синфи корхона

Муќаддима автоматизатсияи ҳуҷҷат дар ҳар сурат, таъмин ва вадиъат корпоративӣ муайян, ки дар он барои нигоҳ доштани ҳамаи ҳуҷҷатҳои. Дар сохтори мантиқии нигоњдорї, тањия ва татбиќи минбаъдаи сиёсати амният, инчунин иерархияи нигаҳдории ҳуҷҷат талаб ҳадди дақиқӣ ва ба берун дар зинаи аввали лоиҳа анҷом дода мешавад.

Бояд дар назар дошт, ки вазифаи нигаҳдории мумкин аст дар оғози тарҳи мустақар мепардозад, то дар зинаи аввали метавон хулоса кард, ки ба ҳаракат ҳамаи ҳуҷҷатҳои аз маконҳои нигаҳдории ҷорӣ ба вадиъат ягонаи корпоративӣ. Дар натиҷа, истифодабарандагон метавонанд худро бо ҳар гуна аз вазифаҳои асосии низоми шинос, ва ҳамзамон азхуд ва татбиқи он. Суръат мутобиќшавї кормандон оид ба татбиќи системаи метавонанд тавассути истифодаи вазифаҳои хизмати ба монанди огоҳиҳое, оид ба ворид намудани тағйирот ба ҳуҷҷатҳои, намуди санадҳои нав, ва ғайра бошад,

Ҳамин тариқ, тезонад барои ягон ширкати муосири ки мехоҳад инкишоф ва такмил фаъолияти худро.